Recebeu arquivos do seu cliente via WhatsApp? Envie-os para seu escritório virtual no Tramitação Inteligente!
30 de Outubro de 2023
Que o Tramitação Inteligente faz os cálculos previdenciários para você e te ajuda na análise do direito do cliente aos benefícios, você já sabe. Mas talvez você não saiba que ele vai além...
No Tramitação Inteligente você dispõe de um escritório virtual. Isso mesmo!! Dessa forma, é possível que você armazene todos os documentos e informações importantes do seu cliente em um só lugar.
Cada cliente fica salvo em uma pasta. Nela, você dispõe:
- Cadastro do cliente com seus dados pessoais, podendo, inclusive, guardar informações confidenciais;
- Das planilhas criadas por você;
- Dos documentos de texto criados através do robô gerador de petição;
- Dos arquivos anexados;
- Dos blocos de notas, para te ajudar a não deixar de fora nenhuma informação importante;
- Do cadastro de processos, seja na via administrativa ou judicial.
Viu só! O Tramitação Inteligente é muito mais que um sistema de cálculos previdenciários.
Existem três formas para você enviar documentos dos clientes para guardar em seu escritório virtual do Tramitação Inteligente:
- Enviando diretamente no momento do uso do sistema;
- Através do e-mail do cliente gerado pelo Tramitação Inteligente;
- Através do QR Code.
A primeira forma você já deve ter feito ao usar o sistema, seguindo a orientação que consta na aba “Arquivos”. Ela é usada quando os arquivos estão armazenados no seu computador ou celular, de forma que você pode apenas arrastá-los para o painel ou selecioná-los. Para saber mais sobre esta forma de arquivamento, clique aqui.
Você já deve ter observado que o Tramitação Inteligente gera um e-mail automático para cada cliente seu cadastrado no sistema. Antes de qualquer coisa, você deve oferecer esse e-mail ao cliente e avisar que ele será cadastrado no Meu INSS dele, ou, se for o caso, deve solicitar que ele o cadastre.
Na ocasião, explique ao cliente que através desse e-mail você terá condições de melhor acompanhar as comunicações do INSS a fim de não perder nenhum prazo, dispondo de tempo hábil para providenciar as ações necessárias, conforme a demanda solicitada pela autarquia, pois, dessa forma, todas as vezes que seu cliente receber um e-mail, você receberá cópia dele em seu e-mail que foi informado no sistema.
Deixe muito claro a ele os possíveis prejuízos pelo não cumprimento das exigências, como o indeferimento do requerimento e a necessidade de novo requerimento, com novo prazo e, o pior, nova DER.
E tem mais uma facilidade com o uso do e-mail gerado, se você desejar, é possível ver todos os e-mails que seu cliente recebeu, bastando clicar no botão “Atualizar agora” que será aberto um painel de controle que lhe proporcionará essa verificação.
Você encontra esse botão na aba “Cadastro & Notas”, rolando a página para baixo, no lado direito, onde se encontra o “E-mail exclusivo do cliente”.
E isso não é tudo! Todos os documentos ou arquivos que foram enviados para o e-mail do cliente através dos anexos poderão, também, ser armazenados no Tramitação Inteligente, sendo facilmente encontrados na aba “Arquivos”. E não se preocupe, pois seu escritório no Tramitação Inteligente é ambiente inviolável, de modo que apenas as pessoas por você autorizadas poderão ter acesso.
Ah, e antes que eu esqueça, tudo fica armazenado nas nuvens, dessa forma, não ocupará espaço em seu computador ou celular.
Mas como é que os arquivos recebidos no WhatsApp vão parar no seu escritório virtual do Tramitação Inteligente?
É bem simples! Através do QR Code que fica na aba “Arquivos”, do lado direito da tela.
Vou explicar o passo a passo do zero, ok? Então vamos lá!
Ao acessar seu escritório virtual, você deve selecionar o cliente desejado e, ao abrir sua pasta, clicar na aba “Arquivos”. Abrirá um painel com um QR Code na lateral direita. Ao apontar a câmera de seu celular para esse QR Code, seu celular vai identificar o e-mail que o Tramitação gerou automaticamente para seu cliente.
Você clica em “Enviar e-mail”. Seu celular vai abrir uma tela previamente preenchida com seu e-mail cadastrado como origem (De) e o e-mail do cliente como destinatário (Para). No título aparecerá “Arquivos do cliente ‘nome do cliente’ ”.
Então, é só você anexar todos os arquivos que desejar, como faz normalmente através do ícone de anexo, de forma que os documentos importantes enviados por seu cliente através do WhatsApp, ficarão devidamente guardados e à mão no momento que precisar, onde quer que você esteja.
Prontinho! Automaticamente, os arquivos aparecerão no seu escritório virtual do Tramitação Inteligente, na pasta de seu cliente.
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